1. Apresentação
Esta Política de Privacidade explica como os dados pessoais são tratados no Odonto Segue, plataforma de gestão de relacionamento e acompanhamento de pacientes odontológicos, incluindo sua aplicação web e a extensão para navegador Odonto Segue Connect.
O Odonto Segue tem como finalidade auxiliar clínicas odontológicas na organização de contatos, avaliações, jornadas de atendimento, follow-ups, tarefas, automações e atividades da equipe.
O tratamento de dados pessoais deve observar a Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) — e demais normas aplicáveis.
2. Identificação do responsável
O Odonto Segue é disponibilizado por:
- Razão social: [RAZÃO SOCIAL]
- CNPJ: [CNPJ]
- Endereço: [ENDEREÇO]
- E-mail de privacidade: [E-MAIL]
- Canal de suporte: [CONTATO]
Neste documento, a empresa será denominada "Odonto Segue" ou "Operadora da Plataforma".
3. Papéis no tratamento de dados
3.1. Dados dos pacientes
Em regra, a clínica odontológica contratante atua como controladora, sendo responsável por determinar as finalidades e as bases legais do tratamento dos dados de seus pacientes.
O Odonto Segue atua como operador, realizando o tratamento necessário à prestação do serviço, conforme instruções legítimas da clínica e obrigações legais aplicáveis.
3.2. Dados dos usuários da plataforma
Para cadastro, autenticação, administração de contas, segurança, suporte e gestão da relação contratual, o Odonto Segue poderá atuar como controlador dos dados pessoais pertinentes a essas atividades.
Os papéis serão avaliados conforme cada operação efetivamente realizada.
4. Dados pessoais tratados
Dependendo das funcionalidades utilizadas, poderão ser tratados:
Dados de pacientes:
- Nome.
- Número de telefone e WhatsApp.
- Origem do contato.
- Campanha de origem.
- Serviço ou tratamento de interesse.
- Profissional ou funcionário responsável.
- Datas e horários de avaliações.
- Etapas da jornada.
- Situação de comparecimento.
- Tarefas e acompanhamentos.
- Observações inseridas por usuários autorizados.
- Histórico de ações e alterações.
- Preferências ou restrições de contato.
Dados de usuários e funcionários:
- Nome.
- E-mail.
- Identificação da clínica.
- Perfil e permissões.
- Registros de acesso.
- Histórico de atividades.
- Dados técnicos necessários à segurança e funcionamento.
Dados técnicos:
- Informações de sessão.
- Versão da aplicação e da extensão.
- Registros técnicos de erros.
- Informações de navegador e dispositivo estritamente necessárias ao funcionamento e à segurança.
As categorias efetivamente coletadas deverão corresponder à implementação técnica do produto.
5. Dados pessoais sensíveis
Informações relativas à saúde são consideradas dados pessoais sensíveis pela LGPD.
O campo "serviço de interesse", observações e histórico de atendimento podem revelar informações relacionadas à saúde de um paciente.
As clínicas devem limitar o registro desses dados ao necessário para as finalidades legítimas do atendimento e adotar a base legal adequada ao tratamento de dados sensíveis.
O Odonto Segue não se apresenta como prontuário eletrônico odontológico e não deve ser utilizado como substituto de sistemas clínicos específicos.
6. Finalidades do tratamento
Os dados poderão ser utilizados para:
- Cadastrar e identificar pacientes.
- Organizar contatos e atendimentos.
- Gerenciar avaliações e agendamentos.
- Acompanhar a jornada do paciente.
- Criar e concluir follow-ups.
- Executar automações internas de tarefas.
- Disponibilizar modelos de mensagens.
- Gerenciar responsabilidades da equipe.
- Gerar relatórios operacionais.
- Sincronizar informações entre o SaaS e a extensão.
- Manter a segurança da plataforma.
- Prestar suporte técnico.
- Cumprir obrigações legais aplicáveis.
Os dados dos pacientes não poderão ser utilizados pelo Odonto Segue para publicidade própria, venda de cadastros ou finalidades independentes incompatíveis com as instruções da clínica.
7. Bases legais
As bases legais serão determinadas conforme a natureza dos dados, a finalidade e o papel de cada agente.
Para dados comuns, poderão ser aplicáveis, conforme o caso, execução de contrato, cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos, legítimo interesse quando permitido e consentimento.
Para dados pessoais sensíveis, deverão ser observadas especificamente as hipóteses autorizadas pelo artigo 11 da LGPD.
O uso da plataforma não substitui a obrigação da clínica de identificar e documentar as bases legais apropriadas.
8. Extensão Odonto Segue Connect
A extensão Odonto Segue Connect foi desenvolvida para auxiliar o atendimento no WhatsApp Web.
Suas funcionalidades previstas incluem:
- Identificação ou vinculação de contatos.
- Consulta à ficha do paciente.
- Visualização da jornada.
- Registro de tarefas e acompanhamentos.
- Consulta de observações e histórico.
- Utilização de modelos de mensagens.
- Sincronização com o SaaS.
A extensão deve acessar somente as informações necessárias ao funcionamento dessas funcionalidades.
Não integra a finalidade declarada da extensão a coleta indiscriminada do conteúdo de conversas, o monitoramento geral da navegação ou a comercialização de dados obtidos no WhatsApp Web.
A versão publicada desta Política deverá descrever com precisão os dados efetivamente acessados pela extensão, suas permissões, a transmissão ao servidor e eventual armazenamento local, conforme auditoria técnica.
O Odonto Segue Connect é uma ferramenta independente e não representa produto oficial ou parceria com WhatsApp ou Meta, salvo autorização expressa.
9. Compartilhamento de dados
Os dados poderão ser compartilhados, na medida necessária, com:
- Usuários autorizados da própria clínica.
- Prestadores de infraestrutura e hospedagem.
- Provedores de banco de dados e autenticação.
- Prestadores de serviços técnicos contratados.
- Autoridades públicas, quando houver obrigação legal.
Os fornecedores efetivamente utilizados, suas funções e os eventuais compartilhamentos deverão ser documentados e divulgados conforme aplicável.
Não será permitido o compartilhamento de dados de pacientes entre clínicas distintas sem fundamento legal e autorização apropriada.
10. Armazenamento e segurança
O Odonto Segue deverá adotar medidas técnicas e administrativas proporcionais aos riscos do tratamento, incluindo, conforme implementação validada:
- Autenticação de usuários.
- Controle de acesso por perfil.
- Isolamento dos dados entre clínicas.
- Comunicação protegida.
- Restrições de acesso ao banco de dados.
- Registro de atividades relevantes.
- Gerenciamento de sessões.
- Procedimentos de resposta a incidentes.
Nenhum sistema pode garantir segurança absoluta.
As medidas efetivamente implementadas devem ser periodicamente revisadas.
11. Retenção e exclusão
Os dados serão mantidos pelo período necessário às finalidades legítimas do tratamento, às obrigações legais e às instruções da clínica controladora.
O arquivamento de um contato não significa necessariamente sua exclusão definitiva.
Solicitações de eliminação serão avaliadas conforme as responsabilidades de cada agente, a legislação aplicável e as hipóteses legais de conservação.
Os prazos específicos de retenção, incluindo backups e registros de auditoria, deverão ser definidos e divulgados antes da publicação definitiva.
12. Direitos dos titulares
Os titulares poderão exercer os direitos previstos na LGPD, conforme os requisitos legais, incluindo:
- Confirmação da existência de tratamento.
- Acesso aos dados.
- Correção de dados incompletos ou inexatos.
- Anonimização, bloqueio ou eliminação quando cabíveis.
- Informações sobre compartilhamento.
- Portabilidade, quando aplicável.
- Revogação do consentimento, quando essa for a base utilizada.
- Oposição ao tratamento nas hipóteses legais.
Quando a solicitação estiver relacionada a dados de pacientes, o titular poderá procurar diretamente a clínica responsável.
O Odonto Segue cooperará com a clínica para atender às solicitações pertinentes.
Canal de privacidade: [E-MAIL DE PRIVACIDADE]
13. Cookies e armazenamento local
A aplicação e a extensão poderão utilizar mecanismos necessários à autenticação, manutenção de sessões, preferências e funcionamento técnico.
A utilização de cookies analíticos, ferramentas de rastreamento ou serviços de terceiros deverá ser identificada e informada de acordo com sua implementação real.
Caso sejam utilizados mecanismos não essenciais sujeitos a consentimento, serão adotados os controles pertinentes.
14. Transferências internacionais
Caso os prestadores de infraestrutura processem ou armazenem dados fora do Brasil, eventuais transferências internacionais deverão observar os mecanismos e requisitos previstos na LGPD e nas normas aplicáveis.
Os países envolvidos e os mecanismos utilizados deverão ser verificados junto aos fornecedores antes da publicação definitiva.
15. Incidentes de segurança
O Odonto Segue deverá manter procedimentos para identificar, investigar e responder a incidentes envolvendo dados pessoais.
Quando atuar como operador, deverá comunicar à clínica controladora os incidentes pertinentes em tempo adequado ao cumprimento das obrigações legais.
As comunicações a titulares e autoridades competentes serão realizadas pelos agentes responsáveis, conforme a legislação e a avaliação do incidente.
16. Alterações nesta Política
Esta Política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, operacionais ou tecnológicas.
A versão vigente e a data de atualização serão disponibilizadas publicamente.
Alterações relevantes no tratamento de dados deverão ser comunicadas de forma adequada aos usuários e, quando exigido, aos titulares.
17. Contato
Para questões de privacidade e proteção de dados:
Odonto Segue E-mail: [E-MAIL DE PRIVACIDADE] Responsável legal: [RAZÃO SOCIAL] CNPJ: [CNPJ]